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2- Introducción a QuickBooks Online

Actualizado: 31 jul 2023

Aprende todo lo necesario para empezar a utilizar QuickBooks online, desde como navegar de manera rápida y segura, entender la diferencia entre la barra de navegacion, el menú de crear, y el menú de herramientas; hasta introducir nuevas transacciones, buscar transacciones históricas, y cambiar la información y configuración de la empresa.


Claro, con gusto ampliaré el tema sobre cómo utilizar QuickBooks Online para aquellos que deseen aprender a usar esta plataforma de contabilidad en línea.


**1. Introducción a QuickBooks Online:**

QuickBooks Online es una herramienta de contabilidad en línea diseñada para pequeñas y medianas empresas. Permite gestionar todas las transacciones financieras y contables de manera fácil y segura desde cualquier lugar con acceso a internet.


**2. Navegación y Seguridad:**

Al ingresar a QuickBooks Online, te encontrarás con una interfaz intuitiva. La navegación se realiza principalmente a través de la barra superior y el menú lateral. La barra de navegación contiene accesos directos a las áreas clave del sistema, como las ventas, gastos, informes, etc. El menú lateral te permitirá acceder a funciones específicas dentro de cada categoría. Para asegurar la seguridad de tus datos, QuickBooks Online utiliza medidas de protección como cifrado y autenticación de dos factores.


**3. Diferencia entre Barra de Navegación, Menú de Crear y Menú de Herramientas:**

- **Barra de Navegación:** Proporciona acceso rápido a las principales áreas de QuickBooks Online, como Ventas, Gastos, Informes, Bancos, Impuestos y más. Aquí encontrarás los accesos directos para acceder rápidamente a la información que necesitas.


- **Menú de Crear:** Este menú te permite ingresar nuevas transacciones en QuickBooks Online. Puedes crear facturas, recibos, estimaciones, gastos y otros documentos financieros necesarios para tu negocio.


- **Menú de Herramientas:** Aquí encontrarás diversas herramientas útiles para gestionar tu empresa. Estas pueden incluir opciones para importar y exportar datos, ajustar configuraciones, configurar cuentas bancarias, administrar usuarios y más.


**4. Introducir Nuevas Transacciones:**

Para registrar transacciones financieras en QuickBooks Online, sigue estos pasos:

- Haz clic en "Crear" en el menú lateral.

- Selecciona el tipo de transacción que deseas registrar, como factura, recibo de ingresos, gasto, etc.

- Completa los detalles de la transacción, como fecha, cliente o proveedor, cantidad, descripción y categoría de cuenta.

- Guarda la transacción una vez que todos los detalles estén correctos.


**5. Buscar Transacciones Históricas:**

Si necesitas encontrar transacciones anteriores, puedes utilizar la función de búsqueda en QuickBooks Online:

- Haz clic en la lupa (icono de búsqueda) en la esquina superior derecha.

- Ingresa términos de búsqueda relevantes, como el nombre del cliente o el número de factura.

- Filtra los resultados según la fecha, tipo de transacción, o cualquier otro criterio relevante para acotar la búsqueda.


**6. Cambiar Información y Configuración de la Empresa:**

Es normal que las empresas cambien su información o configuración con el tiempo. En QuickBooks Online, puedes actualizar detalles como la información de contacto de la empresa, datos bancarios y más:

- Haz clic en el ícono del engranaje (configuración) en la esquina superior derecha.

- Explora las diferentes secciones para modificar detalles específicos de la empresa.

- Asegúrate de guardar los cambios después de realizar las modificaciones necesarias.


Recuerda que QuickBooks Online ofrece una variedad de funciones y características adicionales, como la conciliación bancaria, seguimiento de inventario, gestión de nóminas, entre otros. Explorar y aprender a usar estas herramientas te ayudará a tener un mayor control financiero y administrativo de tu empresa. ¡Buena suerte!

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