top of page

Roles de usuario y derechos de acceso en QuickBooks Online



Joven con lentes  en escritorio con su computadora
usuario

Obtén información acerca de las diferentes opciones de roles de usuario y permisos de acceso.

Cuando agregues usuarios en QuickBooks Online, puedes administrar sus roles y limitar su acceso a tareas específicas. También puedes elegir qué pueden ver y hacer los usuarios en diferentes áreas de QuickBooks, como clientes y ventas, o proveedores y compras.


Obtén más información sobre los roles de usuario

Los roles de usuario de QuickBooks son permisos personalizables que puedes otorgar a tu equipo, y pueden ser facturables o no facturables. Los usuarios facturables cuentan para el límite de usuarios, mientras que los no facturables no. Obtén más información sobre los límites de usuarios de tu suscripción.


También puedes invitar a tu contador como usuario de una empresa de contabilidad para que pueda revisar el archivo de tu empresa de QuickBooks.


Roles que cuentan para los límites de usuarios

Obtén más información sobre cada rol de usuario facturable que cuenta para tus límites de usuarios.


Administrador principal

El administrador principal es el usuario principal que tiene acceso a cada parte de la cuenta de QuickBooks. Puede administrar todos los usuarios y otras tareas administrativas. De forma predeterminada, el administrador principal es la persona que configuró inicialmente la cuenta.

Si tienes que asignar un nuevo admin. principal, puedes transferir el rol a otro usuario.


Administrador de la empresa

Los administradores de la empresa tienen acceso a todas las partes de la cuenta de QuickBooks. Pueden hacer todo lo que puede hacer el administrador principal, excepto editar o quitar el acceso del administrador principal.


Usuario estándar

Puedes establecer diferentes niveles de acceso para este tipo de usuario. Pueden trabajar con clientes, ventas, proveedores y gastos. Estos usuarios pueden completar hojas de horas, agregar usuarios, actualizar información de la empresa o administrar suscripciones.


Roles que no cuentan para los límites de usuarios

Obtén más información acerca de los roles de usuario que no se tienen en cuenta para los límites de usuarios.


Usuario de seguimiento de horas trabajadas

Puedes invitar a empleados o proveedores como usuarios de seguimiento de horas trabajadas. Solo pueden introducir sus propias hojas de horas. Su único acceso es para ver hojas de horas e informes de horas trabajadas.


Usuario de solo informes (solo disponible en QuickBooks Online Plus)

Un usuario de solo informes puede ver todos los informes, excepto los que muestran información de contacto. Tampoco pueden acceder al registro de auditoría.

Los usuarios de solo informes pueden crear informes personalizados y agregar grupos de informes, pero no pueden ver las transacciones reales.


Derechos de acceso del rol de usuario estándar

Los administradores principales y de la empresa obtienen todos los derechos de acceso. Cuando asignas el rol de usuario estándar, QuickBooks te permite elegir los derechos de acceso del usuario. Puedes optar por otorgarles acceso para todos, acceso limitado o ninguno.

Este es un resumen de lo que permiten las opciones de acceso.


Acceso ilimitado

Este usuario puede ver y hacer todo con lo siguiente:

  • Clientes y Ventas

  • Proveedores y compras

También pueden hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar empleados

  • Cambiar preferencias

  • Ver registro de actividad

  • Crear, editar y eliminar presupuestos

  • Agregar, editar y eliminar cuentas

  • Realizar depósitos y transferir fondos

  • Conciliar cuentas y crear asientos de diario

  • Ver todos los informes

  • Activar el impuesto sobre las ventas para la empresa, realizar ajustes de impuestos sobre las ventas, presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas o cambiar la configuración de la información de impuestos sobre las ventas existente

  • Configurar la opción multimoneda

  • Realizar ajustes de moneda local

  • Reenviar recibos y facturas de proveedores desde el correo electrónico

Ninguno


Este usuario no puede usar ninguna de las funciones de contabilidad de QuickBooks Online. Solo pueden enviar hojas de horas.



Limitado (clientes y ventas)


Este usuario puede:

  • Crear cotizaciones, facturas, recibos de venta, notas de crédito y reembolsos

  • Ingresar cobros y créditos

  • Crear y eliminar estados de cuenta

  • Recibir pagos de clientes

  • Agregar, editar y eliminar clientes, productos y servicios

  • Ver registros de clientes e informes de cuentas por cobrar

  • Ver las tasas impositivas y la configuración de la agencia

  • Usar y ajustar el impuesto sobre las ventas en las transacciones de ventas y los asientos de diario (es decir, anular manualmente los importes de impuestos calculados)

  • Agregar, editar y eliminar monedas

  • Editar tipos de cambio

Este usuario no puede:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y existencias

  • Ver registros bancarios

  • Ver importes de ingresos y gastos totales en las páginas Principal, Proveedor y Cliente

  • Generar informes de impuestos o ver el historial de impuestos

  • Preparar una declaración de impuestos sobre las ventas, registrar reembolsos o pagos de impuestos, o presentar impuestos

  • Configurar agencias tributarias nuevas o cambiar la configuración o las agencias tributarias existentes

  • Configurar la opción multimoneda

  • Realizar ajustes de moneda local


Limitado (proveedores y compras)


Este usuario puede:

  • Ingresar facturas de proveedores

  • Ingresar compras en efectivo y con tarjeta de crédito

  • Pagar facturas de proveedores, emitir cheques y ver informes de detalles de cheques

  • Agregar, editar y eliminar proveedores, productos y servicios

  • Ver informes de proveedores y cuentas por pagar

  • Ver las tasas impositivas y la configuración de la agencia

  • Usar y ajustar los impuestos sobre las ventas en transacciones bancarias, de tarjeta de crédito y de compras, así como invalidar manualmente los importes de impuestos a las ventas calculados.

  • Generar informes de impuestos o ver el historial de impuestos

  • Preparar una declaración de impuestos sobre las ventas, registrar un pago o un reembolso, o presentar impuestos

  • Agregar, editar y eliminar monedas

  • Editar tipos de cambio


Este usuario no puede:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y existencias

  • Ver historiales de cuentas

  • Configurar nuevas tasas impositivas, un método impositivo o la configuración de la agencia, o cambiar los existentes

  • Configurar la opción multimoneda

  • Realizar ajustes de moneda local

  • Ver importes de ingresos y gastos totales en las páginas Principal, Proveedor y Cliente


Limitado (clientes y proveedores)

Este usuario puede:

  • Crear cotizaciones, facturas, recibos de venta, notas de abono, reembolsos, cobros y créditos

  • Crear y eliminar estados de cuenta

  • Recibir pagos de clientes

  • Completar hojas de horas para cualquier persona

  • Agregar, editar y eliminar clientes, proveedores, productos y servicios

  • Ver registros de clientes

  • Ver informes de clientes y cuentas por cobrar

  • Ver informes de proveedores y cuentas por pagar

  • Ingresar facturas de proveedores

  • Pagar facturas de proveedores, emitir e imprimir cheques y ver informes de cheques

  • Hacer que las facturas de proveedores y las compras sean facturables a los clientes

  • Ingresar compras en efectivo y con tarjeta de crédito


Este usuario no puede:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y existencias

  • Ver el historial de la cuenta

  • Ver importes de ingresos y gastos totales en las páginas Principal, Proveedor y Cliente


Configuración de usuario para el rol de usuario estándar


Cuando hayas elegido los derechos de acceso de un rol de usuario estándar, también podrás seleccionar su configuración de usuario. Puedes darle permiso para administrar usuarios,  editar información de la empresa o administrar suscripciones. También puedes elegir una opción de solo visualización o ningún permiso.

4 visualizaciones0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo

Comments


bottom of page