Aprende cómo importar transacciones bancarias manualmente con archivos CSV a QuickBooks Online.
Importar desde Excel
1. ¿Qué es un archivo EXCEL?
EXCEL significa CommaSeparated Values (valores separados por comas). Es un tipo de archivo que almacena datos tabulares en forma de texto plano. En un archivo EXCEL, cada línea representa una fila de datos, y los valores de cada columna están separados por comas u otros delimitadores, como punto y coma o tabulaciones.
2. Preparar el archivo EXCEL para importar en QuickBooks Online:
Antes de importar las transacciones bancarias, es importante asegurarse de que el archivo EXCEL esté correctamente formateado y contenga la información necesaria. QuickBooks Online tiene un formato específico que debes seguir para que la importación sea exitosa. Asegúrate de que el archivo EXCEL contenga al menos las siguientes columnas:
Fecha: La fecha de la transacción en el formato DD/MM/AAAA (día/mes/año).
Descripción: Una breve descripción de la transacción.
Importe: El monto de la transacción. Los montos de ingresos pueden ser positivos y los gastos negativos.
Otras columnas opcionales podrían incluir Número de Referencia, Número de Factura, Categoría de Gasto, etc. Si tu banco proporciona un formato de archivo EXCEL específico para QuickBooks Online, es recomendable utilizarlo.
3. Pasos para importar transacciones bancarias en QuickBooks Online:
Una vez que tengas el archivo EXCEL listo, sigue estos pasos para importar las transacciones bancarias:
1. Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks Online.
2. Haz clic en el ícono del engranaje (configuración) en la esquina superior derecha y selecciona Importar datos.
3. En la sección Acciones, elige Transacciones bancarias.
4. A continuación, selecciona el archivo EXCEL que deseas importar. Puedes arrastrar y soltar el archivo en la ventana o hacer clic para buscarlo en tu computadora.
5. QuickBooks Online te guiará a través de un proceso de mapeo de columnas. Asocia cada columna del archivo EXCEL con la columna correspondiente en QuickBooks Online (Fecha, Descripción, Importe, etc.).
6. Verifica y ajusta la información si es necesario antes de finalizar la importación.
7. Haz clic en Importar para comenzar el proceso de importación.
8. Una vez completada la importación, QuickBooks Online mostrará un resumen de las transacciones importadas y cualquier problema encontrado durante el proceso. Revisa esta información para asegurarte de que todo esté correcto.
4. Consideraciones importantes:
Antes de importar transacciones bancarias masivamente, es recomendable hacer una prueba con un pequeño conjunto de datos para asegurarte de que el proceso funcione correctamente.
Asegúrate de verificar las categorías de gastos asignadas a las transacciones para mantener una contabilidad adecuada.
Algunas instituciones financieras pueden tener restricciones en cuanto a los formatos de archivo EXCEL que se pueden exportar. Asegúrate de cumplir con las especificaciones del banco o consulta con su equipo de soporte si tienes dudas.
Importar transacciones bancarias manualmente con archivos EXCEL es una forma rápida y eficiente de ingresar grandes volúmenes de datos financieros en QuickBooks Online sin tener que hacerlo uno por uno. Esta función es especialmente útil para mantener actualizada la información contable y facilitar la conciliación bancaria.