Configurar y usar la función Multimoneda en QuickBooks Online

Función Multimoneda en QuickBooks Online

Aprende cuándo y cómo activar la función Multimoneda en QuickBooks Online y QuickBooks Online Plus para hacer negocios en monedas extranjeras.

Hacer negocios con clientes en el extranjero es bueno para tu empresa, pero manejar tipos de cambio y monedas extranjeras puede ser complicado. La buena noticia es que la función Multimoneda de QuickBooks te ayuda a registrar transacciones extranjeras fácilmente sin preocuparte por las conversiones de tipo de cambio.

Antes de activar Multimoneda, ten en cuenta lo siguiente:

• Una vez que se activa la opción, no puedes volver a desactivarla ni cambiar la moneda local. Esto se debe a que, en adelante, la información de conversión de monedas se tendrá que contabilizar en el sistema. Si tienes una certeza absoluta, te recomendamos hablar con un contador.

• La función Multimoneda no está disponible para los usuarios de Simple Start. Aquí se explica cómo cambiar tu suscripción a QuickBooks Online para que puedas comenzar a realizar el seguimiento de las transacciones en moneda extranjera.

• ¿Aparece el error "Algo no está del todo bien" durante la configuración de Multimoneda? Borra la memoria caché y las cookies para solucionar problemas.
  

Acerca de la Función Multimoneda en QuickBooks Online

La función multimoneda en Quickbooks online te permite pagar y recibir pagos en monedas extranjeras de clientes, proveedores o cuentas bancarias que no usan tu moneda local. Una vez activada, puedes agregar transacciones en otra moneda y QuickBooks se encargará de todas las conversiones necesarias.

Nota: Puedes asignar una sola moneda a la mayoría de los tipos de cuentas, incluidas las de clientes, proveedores y cuentas del plan de cuentas (como cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, o cuentas por cobrar). Tendrás que agregar una nueva cuenta para cada moneda diferente que uses en las transacciones.

Campos de Multimoneda

Una vez que se active Multimoneda, aparecerán nuevos campos en algunas pantallas:

• Plan de cuentas: Aparecerá la columna Moneda en el Plan de cuentas, que identifica la moneda de cada cuenta. Una vez que se haya contabilizado una transacción en una cuenta, ya no podrás cambiar la moneda de esa cuenta.

• Historial bancario y de tarjeta de crédito: Aparecerá una notación de moneda en los encabezados de las columnas Pago, Depósito, Impuesto y Saldo pendiente en los historiales bancario y de tarjetas de crédito.
  

Elige tu moneda local y activa Multimoneda

Por lo general, la moneda local es la que usa el negocio para las transacciones en función de su ubicación. Las cuentas de ingresos y gastos siempre usan la moneda local.

Cuando configuras QuickBooks, este establece automáticamente tu moneda local. Si es necesario, puedes cambiarla de la siguiente manera:

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.

2. Selecciona Opciones avanzadas.

3. En la sección Moneda, selecciona Editar ✎.

4. En el menú desplegable de Moneda local ▼, selecciona la moneda.

5. Activa el interruptor de Multimoneda y confirma que comprendes que no se puede deshacer el cambio.

6. Seleccionar Guardar y, luego, Listo.
   

El enlace "Gestiona monedas" que aparece te llevará a la página Monedas, donde podrás administrar las monedas que usas.

Qué sucede después de activar Multimoneda

• El plan de cuentas muestra los saldos de las cuentas en la moneda asignada junto con una columna de monedas que identifica la correspondiente a cada cuenta.

• En lugar de usar informes independientes para diferentes monedas, QuickBooks usa tu moneda local para los informes financieros. Incluyen las ganancias o pérdidas por tipo de cambio en función de los cambios de tarifas.

• Es posible que algunas funciones del producto no estén disponibles una vez que se active esta.
  

Más información sobre la función Multimoneda

Para obtener más información sobre la función Multimoneda, consulta los siguientes artículos:

• Cómo agregar una cuenta de moneda extranjera

• ¿Cómo agrego clientes extranjeros?

• ¿Cómo agrego proveedores extranjeros?

• Información sobre el ajuste de la moneda local

(Volver al principio)

Agregar monedas

1. Ve a Configuración ⚙.

2. Selecciona Monedas.

3. Nota: Esta opción está disponible después de activar Multimoneda.

4. Selecciona Agregar moneda.

5. Selecciona la nueva moneda en el menú desplegable Agregar moneda ▼.

6. Selecciona Agregar.
   

Eliminar monedas

Solo puedes eliminar monedas que no tengan transacciones asociadas.

1. Ve a Configuración ⚙.

2. Selecciona Monedas.

3. Selecciona el ícono de flecha pequeña ▼ en la columna Acción y, a continuación, selecciona Eliminar.

4. Selecciona Sí para confirmar la eliminación.
   

Agregar una cuenta que use una moneda extranjera

De forma predeterminada, las cuentas existentes estarán en tu moneda local en la columna Divisa del Plan de cuentas. Para crear una cuenta que use una moneda extranjera, haz lo siguiente:

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan de cuentas (Ir a la página).

2. Selecciona Nuevo.

3. Selecciona el Tipo de cuenta y Tipo de detalle adecuados.

4. Ingresa un Nombre para la nueva cuenta y una Descripción opcional, así como cualquier otro campo obligatorio.

5. Selecciona la moneda extranjera para asignar a la cuenta en el menú desplegable de Divisa ▼.

6. Selecciona Guardar y cerrar.
   

Se creará la cuenta y los saldos mostrarán la moneda asignada en el Plan de cuentas. Aprende cómo agregar una cuenta a tu Plan de cuentas .

Nota: Una vez que se haya contabilizado una transacción en una cuenta, ya no podrás cambiar la moneda de la cuenta.

Agregar transacciones en una moneda extranjera

1. Ve a Transacciones y, luego, a Transacciones bancarias (Ir a la página).

2. Desde la pestaña Para revisión, abre los detalles de la transacción y selecciona Agregar.

3. En los campos de moneda, ingresa el importe en moneda extranjera o el tipo de cambio que proporciona el banco.

QuickBooks Online calcula el total, y los campos Descripción del banco o Detalle muestran la transacción tal como la mostró el banco en el estado de cuenta, normalmente con el importe y la moneda.

Dividir transacciones

Si usas una moneda extranjera, podrás seguir dividiendo las transacciones de gastos y depósitos en función de diferentes categorías de cuenta e impuestos, pero no podrás dividir una transacción en función de diferentes monedas.

Para dividir una transacción entre categorías, consulta Cómo introducir una transacción dividida en el historial de la cuenta. Función Multimoneda en QuickBooks Online.

Trabajar con tipos de cambio

En QuickBooks, el tipo de cambio es la cantidad de unidades de moneda local que se necesitan para obtener 1 unidad de moneda extranjera. QuickBooks usa tipos de cambio para mostrar el valor de una transacción en moneda extranjera en tu moneda local.

Los valores de monedas extranjeras se actualizan automáticamente cada 4 horas en QuickBooks desde Wall Street On Demand. QuickBooks descarga y usa tipos de cambio de IHS Markit, una empresa de servicios de información. Puedes usar esta función o ingresar manualmente tus propios tipos de cambio para las transacciones en moneda extranjera. 

Además, obtén información sobre cómo ajustar la moneda local periódicamente para que puedas mantenerte al día con los tipos de cambio más recientes.

Depositar pagos en un banco en otra moneda

Con Multimoneda, puedes depositar pagos en un banco en otra moneda.

1. Deposita el pago de la factura en tu cuenta bancaria que usa la misma moneda.

2. Selecciona + Nuevo.

3. Selecciona Transferencia.

4. Elige las cuentas para cada campo:

• Transferir fondos de: La cuenta de la que tomas el dinero.

• Transferir fondos a: La cuenta a la que transfieres el dinero.

• Moneda: La moneda que selecciones determina el valor del campo Importe de la transferencia. También tienes que ingresar el tipo de cambio si todavía no lo configuraste.

• Por ejemplo, selecciona dólares estadounidenses como moneda y, a continuación, ingresa USD 5,00 en el campo Importe de la transferencia. QuickBooks transferirá fondos equivalentes a USD 5,00.

• Importe de la transferencia: Es el importe que transferirás a la cuenta. Este importe no es absoluto, ya que el valor total depende de la moneda y el tipo de cambio.

5. Ingresa el valor del pago de la factura en el campo Importe de la transferencia .

6. Ingresa la misma fecha que la factura y, a continuación, selecciona Guardar y cerrar.

Pagar a los empleados con otra moneda

Para pagar a los empleados con una moneda diferente, tendrás que crear un nuevo proveedor con la información del empleado.

Paso 1: Copia la información del empleado

1. Ve a Empleados y busca el empleado al que le quieras pagar con otra moneda.

2. Haz doble clic en el nombre del empleado para abrir su información.

3. Toma nota de toda su información.
   

Paso 2: Crea un proveedor con la información del empleado

1. ve a Gastos y selecciona Proveedores (Ir a la página ).

2. Selecciona Nuevo proveedor y, a continuación, completa los campos con la información del empleado que anotaste anteriormente.

3. Elige una moneda en el menú desplegable de Divisa ▼.

4. Agrega una moneda a su nombre para mostrar y, luego, selecciona Guardar.
   

Paso 3: Págale al empleado

1. Selecciona + Nuevo.

2. Selecciona Gasto.

3. En el menú desplegable de Beneficiario ▼, selecciona el proveedor que creaste con la información del empleado.

4. En Categoría , selecciona la cuenta con la que das seguimiento a los gastos de nómina.

5. Asegúrate de ingresar un tipo de cambio y, a continuación, completa los demás campos según corresponda.

6. Selecciona Guardar.
   

Cambiar una moneda asignada para un cliente o proveedor

Tendrás que crear un nuevo cliente o proveedor y asignar el nuevo tipo de moneda.

Paso 1: Inhabilita al proveedor o cliente

Para inhabilitar un cliente:

1. Ve a Ventas y, luego, a Clientes (Ir a la página ).

2. Busca y selecciona el nombre del cliente para el que quieras cambiar la moneda.

3. Selecciona Editar y, a continuación, toma nota de toda su información.

4. Selecciona Guardar y, a continuación, vuelve a la lista de Clientes.

5. Busca el mismo cliente y selecciona el menú desplegable de Acción ▼.

6. Selecciona Inhabilitar y, luego, Sí para confirmar la solicitud.

Para inhabilitar un proveedor

1. Ve a Gastos y selecciona Proveedores (Ir a la página ).

2. Busca el proveedor cuya moneda deseas cambiar y, luego, selecciona su nombre.

3. Selecciona Editar y, a continuación, toma nota de toda su información.

4. Selecciona Guardar y, a continuación, vuelve a la lista de Proveedores.

5. Busca el mismo proveedor y selecciona el menú desplegable de Acción ▼.

6. Selecciona Inhabilitar y, luego, Sí para confirmar la solicitud.
   

Paso 2: Crea un nuevo cliente o proveedor

Para crear un nuevo cliente, haz lo siguiente:

1. Ve a Ventas y selecciona Clientes (Ir a la página).

2. Selecciona Nuevo cliente y, a continuación, completa los campos con la información que anotaste anteriormente.

3. Una vez que hayas terminado de agregar su información, elige una moneda del menú desplegable de Moneda ▼.

4. Agrega una moneda a su nombre para mostrar y, luego, selecciona Guardar.

Para crear un nuevo proveedor, haz lo siguiente:

1. Ve a Gastos y selecciona Proveedores (Ir a la página ).

2. Selecciona Nuevo proveedor y, a continuación, completa los campos con la información que anotaste anteriormente.

3. Elige una moneda del menú desplegable titulado Le pago a este proveedor con ▼.

4. Agrega una moneda a su nombre para mostrar y, luego, selecciona Guardar.