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Cómo hacer un balance general


El balance general es un documento clave para cualquier negocio, ya que muestra la situación financiera de la empresa, para hacerlo correctamente sigue estas recomendaciones y no olvides verificar tus cifras, ordenarlas con una estructura que facilite su interpretación.

Contenido:

  • ¿Qué es el balance general?

  • ¿Cuáles son los elementos del balance general y qué engloba?

  • Pero, ¿cómo saber si tu balance general es correcto?

  • ¿Cómo hacer un balance general? Sigue estos pasos

  • Ejemplo de balance general

  • Corrobora tus resultados del balance general

  • Balance general contabilidad con QuickBooks

El balance general es uno de los documentos o estados financieros fundamentales para una empresa, ya que ofrece un panorama de cómo se encuentra el negocio en cuanto a su situación económica. Sin conocer este término, no podríamos conocer, por ejemplo, un estado de situación financiera o balance general.

¿Qué es el balance general?

También es conocido como estado de situación, y es un documento que representa el pulso de la salud financiera de una compañía en un momento preciso. Puede realizarse según la periodicidad deseada: mensual, trimestral o anual.

Si te interesa saber los pormenores de este reporte, quédate leyendo y toma nota. En este artículo abordaremos cómo hacer un balance general, qué elementos tiene este balance, qué necesita para ser correcto y algunas recomendaciones adicionales.

¿Cuáles son los elementos del balance general y qué engloba?

Este documento registra de forma detallada los activos, los pasivos y el patrimonio de una empresa.

Toma en cuenta que los activos son aquello que posee la empresa, mientras los pasivos es lo que adeuda. Por último, el patrimonio es el capital invertido y las utilidades de la misma.

Un balance general permite a las empresas responder a diversas preguntas importantes, tales como:

  • ¿Con cuánta solvencia cuenta la empresa?

  • ¿Es preciso solicitar un financiamiento?

  • ¿Es momento para buscar una expansión o inversionistas?

  • ¿Qué otros posibles escenarios debo considerar?

Básicamente, este documento provee de cifras concretas, que una vez interpretadas, serán de gran utilidad al momento de tomar decisiones, en la previsión y en la planificación de futuros pagos.

Además, con este reporte podrás reformular tus objetivos, hacer ajustes de gastos o presupuestos, entre muchas otras acciones a favor de la organización y el rendimiento de la empresa.


¿Cómo saber si tu balance general es correcto?

Ya hemos dicho qué es el balance general y los principales elementos que lo conforman. Ahora nos concentraremos en cómo corroborar que se ha hecho un buen trabajo.

No basta fiarse de las cifras que arroja, es primordial asegurarse que la información plasmada sea fidedigna y certera.

Estas son las claves para saber si tu balance general es correcto:

  • Puede presentarse en formato de cuenta o como reporte.

  • Como cuenta se puede resumir en:

Activo total = Pasivo total + Capital contable

  • Visualmente se distribuye en dos columnas principales, donde identificarás de lado izquierdo los activos, y de lado derecho los pasivos y el capital.

¿Cómo hacer un balance general? Sigue estos pasos

Con estas recomendaciones te damos un ejemplo de balance general efectivo. Toma en cuenta las bases de cómo hacer un balance general, y recuerda que, para que el documento sea efectivo, requiere atención al detalle, orden y estructura.

1. Recopilación de datos

Identifica el periodo específico del balance y recopila los conceptos y costos para tu registro minucioso, que como dijimos son: activos, pasivos y capital o patrimonio.

Es importante que verifiques estos datos con base en la documentación que los respalde y, si es el caso, con los responsables de cada rubro.

2. Encabezado

La presentación de este reporte deberá contener datos básicos que, aunque parezcan obvios, no deben pasarse por alto. Estos son el nombre de la empresa, el título y periodo o fecha de elaboración. Recuerda que, al manejar diversos reportes y documentos y encabezados, esto es esencial para ordenarlos y ubicarlos fácilmente.

3. Clasificación

Para un buen desarrollo debes poner mucha atención en los elementos del balance general, pero no basta con poseer las cifras y conceptos correctos; también habrán de agruparse o registrarse en orden, de tal forma que sea fácil de interpretar.

Por ejemplo: es recomendable agrupar activos y pasivos de acuerdo a su realización y ordenar los activos con base a la liquidez (es decir sus disponibilidad). Las cuentas de pasivos pueden ordenarse conforme a su prioridad (cuál es el plazo o la urgencia en que deben ser pagados).

Deberás enlistar cada campo detallando los activos y pasivos corrientes y no corrientes, además de calcular el patrimonio: ya sea el capital pagado (dinero aportado por socios o inversionistas) y las ganancias retenidas (utilidades acumuladas en periodos anteriores).

Activos

Tal como se mencionó, los activos corresponden a lo que la empresa posee. Y, a su vez, los activos se dividen en activos no corrientes y corrientes.

Entre los activos no corrientes se encuentran: material (mobiliario, maquinaria, instalaciones, etc.), inmobiliario (terrenos y/o inmuebles que permitan obtener plusvalías o rentas), intangibles (propiedad industrial, informática).

Ejemplos de activos corrientes son: deudores (clientes), Hacienda Pública y Seguridad Social deudoras (IVA por adquirir activos, retenciones y pagos a cuenta, inversiones temporales, etc), existencias (materias primas o productos).

La suma de los activos corrientes más no corrientes es igual a los activos totales.

Pasivos

Se refieren a todo lo que se debe, por ejemplo, las obligaciones que la empresa adquiere con sus proveedores y el salario que destina a sus empleados, además de los impuestos, pagos o intereses de financiamiento, seguro social, entre otros.

Los pasivos también pueden ser corrientes (deudas a corto plazo) y no corrientes. Ejemplos de pasivos corrientes son: provisiones a corto plazo, deudas con empresas del grupo, acreedores comerciales a corto plazo.

Mientras los pasivos no corrientes son las deudas a largo plazo como un préstamo a 5 años, deudas de los acreedores de la empresa por un tiempo de más de un año.

Patrimonio

El capital o patrimonio son los recursos propios de la empresa, como las aportaciones de inversores. Estos recursos pueden ser externos o internos, como las reservas legales obligatorias, las subvenciones, donaciones o las utilidades y remanente de ejercicios previos.

Corrobora los resultados del balance general

Ahora, para simplificar, este balance puede resumirse en la siguiente ecuación:

  • El Activo es igual al pasivo más el patrimonio o capital (A= P + C)

  • El pasivo es igual al activo menos el capital (P= A-C)

  • El capital o patrimonio es igual al activo menos el pasivo (C= A-P)

Una vez finalizado tu balance general, verifica con base en estas fórmulas si tu reporte es correcto.

Por ejemplo: la suma del valor total de los activos debe igualarse a la suma resultante del valor total de los pasivos más el patrimonio. Esta es la estructura que te servirá como ejemplo de balance general:

En el caso de que exista una diferencia, deberás corroborar las cifras que contemplen el apartado de pérdidas y ganancias, ya que es muy probable que la diferencia existente corresponda a las utilidades generadas.

En el caso de que aplicadas estas fórmulas previas, sigas encontrando inconsistencias, será importante dar otra revisión a las cifras ingresadas en cada partida.

No importa si estos fallos van desde un común “error de dedo”, trasladar una cifra o concepto en campos que no le corresponden, hasta la omisión de algún concepto por registrar: todos ellos pueden ser factores que podrían impedir que cuadre tu balance.

Balance general contabilidad con QuickBooks

Una recomendación que minimizará el margen de error y simplificará todo el proceso es contar con un sistema como QuickBooks Online, que entre sus múltiples beneficios cuenta con funciones específicas para la creación de reportes que puedes personalizar, entre ellos el estado de situación financiera o balance general. Si deseas más información, dale un vistazo a este enlace.

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